Bilgi İşlem Daire Başkanlığının faaliyetlerine ilişkin yapılan çalışma ve projelerin kurum fakülte ve enstitülerine aktarımı konularında 11-22 Eylül 2023 tarihlerinde "Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile 2023-2024 Eğitim Öğretim Yılı Güz Dönemi Hazırlık ve Koordinasyon Toplantısı" düzenlendi. Toplantıya konuşmacı olarak; Bilgi İşlem Daire Başkanı Fatih TUNÇEZ, Yazılım Birimi Şube Müd.V. Öğr. Gör. Esra ÜNAL, Kurumsal Süreç Koordinatörü Öğr. Gör. Dilcan GÜLER, Sözleşmeli Bilişim personeli Güneş SÖZER, Teknik Destek Biriminden Savaş FİLİZKIRAN ve Yazılım Birimi Memuru Eylem BEL katıldı.

Akademik birimlerin bünyesinde gerçekleşen toplantıda Bilgi İşlem Daire Başkanlığının görev ve sorumlulukları konularında bilgi aktarımı sağlanarak yeni eğitim öğretim dönemi hazırlıklarına katkıda bulunulması amaçlandı.Toplantıda; 2012 yılı itibariyle üniversitelerin tüm süreçlerinin tek bir uygulama üzerinden yürütülmesini hedefleyen Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (ÜBYS) projesinin mevcut durumu, projenin gelişim süreci ve yapılan iyileştirme ve yeniliklerden bahsedilerek, ÜBYS sisteminin aktif olarak kullanılması hedefiyle Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) modülüne kazandırılan "ÜBYS AKADEMİ" sistemi ile ilgili detaylı bilgi verildi. ÜBYS Akademi sistemi dahilinde personel modülü,öğrenci işleri modülü eğitimleri konularına yönelik kullanıcının işleyiş sürecini hızlandıracak ve performansını etkileyecek bu platformda hem akademisyen ve idari birim personellerinin hem de öğrencilerin eğitim videolarına ulaşabileceği modülde yer alan içerikler arasında; personel eğitimleri,kurumiçi/kurumdışı yazışma metodları, izinler, danışmanlık, birimiçi oryantasyon ve EBYS eğitimleri yerini alırken faz 2 çalışmaları kapsamında ise Daire Başkanı Fatih TUNÇEZ sertifikasyon eğitimi alanlar için sınav yapılması ve sertifikasyon işlemlerinin tamamlanması yönünde çalışmalara başlandığını aktardı.

İKÇÜ Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yürütülen diğer ulusal projeler arasında yer alan Ege Üniversitesi tarafından T.C. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına yatırım projesi olarak teklif edilen ve onaylanan “Ulusal Açık Ders Malzemeleri Üretimi ve Paylaşımı” projesi, üniversitelerin akademisyen ve öğrenci yönetim yazılımları, elektronik posta, web sayfası gibi kurumlarında kullanılan sistemlerin çalışacağı bilgi teknolojileri alt yapısının sağlanmasının amaçlandığı "Üniversite Bulut Bilişim Sistemi" projesi, üniversitelerin tüm bina ve kampüslerinin detaylı verilerinin girildiği sistemde bina taleplerinin yatırım değerlendirmelerini içeren T.C. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığına ait "Yükseköğretim Mekânları Yatırım Karar Destek Sistemi" (MEKSİS) projesi, verilerin veri madenciliği ile derlenerek anlamlandırılması ve YÖK karar destek mekanizmalarında kullanılabilmesi için veri modellemesinin yapılabilmesi çalışmalarını içeren "YÖK Büyük Veri Projesi" pilot kurum uygulaması konularında İKÇÜ'nün proje bazlı elde ettiği başarılar dile getirildi.

2023-2024 eğitim öğretim yılı içerisinde öğretim görevlileri tarafından Bilgi İşlem Daire Başkanlığına sıkça iletilen dersliklerin kullanımı konusunda; ders işleyişinin aksamaması ve dersliklerde bulunan bilgisayar, projeksiyon, klavye vb malzemelerin kullanımına ilişkin idari personelin ve akademisyenlerin katılımıyla ekim ayı içerisinde bilgilendirme toplantısı yapılması kararı alındı. 

Değişen teknoloji alt yapısına uygun olarak Pingpong Unication Eğitim A.Ş. ile işbirliği yapılarak geliştirilen paydaş kurumların da kullandığı mobil uygulama personele tanıtıldı. ÜBYS projesinin mobil uygulaması haline getirilen, EBYS modülünde oluşturulan evrakların imza süreçlerini hızlandıran, Öğrenci Bilgi Sisteminde öğrencilerle iletişim sağlama, canlı ders süreçleri, QR kod ile e-yoklama işlemlerinin yapılması yönünde geliştirmeleri barındıran uygulamanın faz 2 çalışmaları kapsamında "Mobil Bildirim" (Push Notification) özelliği ile öğrencilere toplu bildirim gönderme işlemlerine imkan sağlanacağı belirtildi. Geliştirilen mobil uygulama personelin ilgi ve beğenisini topladı.

Bilgi İşlem Daire Başkanı Fatih TUNÇEZ ayrıca ÜBYS projesi kullanımında karşılaşılan sorunlarla ilgili İKÇÜ Yazılım Birimi personellerine erişim sağlanması hususunda IVR ile yönlendirme yapılarak destek talep sorgulama işlemlerinin daha hızlı çözüme ulaştırılacağı çağrı merkezi kurma çalışmaları olduğunu belirtti. Daire Başkanlığının süreçlerine ilişkin sorular, talepler ve öneriler cevaplanarak toplantı tamamlandı.