Üniversitemizin, T.C. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı tarafından onaylanan Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (ÜBYS) Projesi, üniversitelerde yürütülen akademik, idari ve yönetsel süreçlerin tek bir platform üzerinden, bütünleşik ve çevrim içi olarak yönetilmesini sağlamak amacıyla geliştirilmiştir.

2012 yılında başlatılan proje kapsamında, üniversitelerin tüm iş süreçlerinin tek bir uygulama üzerinden yürütülmesi hedeflenmiş; bu doğrultuda 36 modül geliştirilerek sistem içi ve sistem dışı entegrasyonları tamamlanmıştır. ÜBYS, 2026 yılı itibarıyla İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi dâhil 24 üniversitede aktif olarak kullanılmaktadır.

İKÇÜ ÜBYS'nin öne çıkan özellikleri şunlardır:

• Bütünleşik modül mimarisi
• Web servis tabanlı mimari
• Platform bağımsız yapısı
• Dağıtık ve ölçeklenebilir altyapı
• Esnek ve uyarlanabilir modüller
• Endüstri standartlarında güvenlik çözümleri
• TÜBİTAK kalite ölçümlerine uygun yüksek güvenilirlik
• TSE testlerinden geçmiş standartlara uygun yapı
• Dijital üniversite konseptine uyumlu altyapı
• Portal altyapısı
• Öğrenci ve personel için çevrim içi belge talep sistemi
• Yerli ve millî kamu yazılımı
• Öğrenim Yönetim Sistemi (ÖYS) altyapısı ile tam uyum

ÜBYS sayesinde üniversitedeki tüm süreçler çevrim içi olarak yürütülebilmekte, böylece zaman ve mekân kısıtları önemli ölçüde ortadan kaldırılmaktadır. Sistem; akademik ve idari süreçlerin daha hızlı, güvenli ve standart bir şekilde yürütülmesini sağlarken, kurumda göreve yeni başlayan personelin iş süreçlerine kısa sürede uyum sağlamasına da katkıda bulunmaktadır. Standartlaştırılmış iş akışları sayesinde hatalı işlem riski azaltılmakta, kurumsal bilgi birikimi korunmakta ve kurum kültürünün sürdürülebilirliği desteklenmektedir.

Bütünleşik yapısı sayesinde farklı yazılımlar arasında veri paylaşımı ve süreç takibi ihtiyacını ortadan kaldıran ÜBYS, iş süreçlerinde yaşanan zaman kaybını en aza indirirken operasyonel verimliliği artırmaktadır. Ayrıca, tek platform üzerinden yönetim imkânı sunarak yazılım lisansları, bakım, işletme ve entegrasyon maliyetlerini azaltmakta; böylece kurumun toplam sahip olma ve işletme maliyetlerinde önemli ölçüde tasarruf sağlamaktadır.